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E-Rechnungen

Mehr als 15 Jahre Erfahrung - 100% Made in Germany

Die Notwendigkeit zum Empfang und Versand von E-Rechnungen stellt Unternehmen jeder Größe vor die Herausforderung, bestehende Prozesse zu überdenken und technische Lösungen für den elektronischen Rechnungsempfang umzusetzen.

Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Abrechnung. Wir unterstützen Sie bei der erfolgreichen Umstellung.

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Datenbank Beispiel

Wir unterstützen Sie bei der Integration von E-Rechnungen.

Wir prüfen mit Ihnen gemeinsam die Anforderungen an den E-Rechnungsempfang und -versand und begleiten Sie bei der Integration effizienter Lösungen.

  • Individuelle Integration
  • Prozessanalyse & Konzeption
  • Workflows & Automatisierung
  • Projektbegleitung & Support
  • Schulung & Change Management
  • Systemintegration & Schnittstellen

So unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen

Bedarfsanalyse und Beratung

Wir ermitteln gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen und entwickeln eine Strategie für die gesetzeskonforme und wirtschaftlich effiziente Einführung in Ihre bestehende Systemlandschaft.

E-Rechnungen - Beratung zur Umstellung

Integration und Implementierung

Anbindung der E-Rechnungslösung an das bestehende ERP- oder CRM-System, um eine reibungslose Datenübertragung zu gewährleisten.

Automatisierung und Optimierung

Entwicklung von automatisierten Workflows zur Verarbeitung und Freigabe von E-Rechnungen, um manuelle Eingaben zu minimieren und die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen.

Datenmanagement und Archivierung

Unterstützung bei der Konvertierung in andere Dateiformate und bei der rechtssicheren Archivierung von E-Rechnungen, um gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen gerecht zu werden.

Was ist eine E-Rechnung? Sind Sie zum Empfang und Versand verpflichtet?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die elektronisch übermittelt wird, alle relevanten Rechnungsinhalte enthält und automatisch weiterverarbeitet werden kann.
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle B2B-Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und versenden zu können.

Monitor, Smartphone, Tablet

Automatische Verarbeitung

Die strukturierten Daten ermöglichen eine automatische Prüfung und Buchung, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Elektronische Übermittlung

E-Rechnungen können per E-Mail, EDI, API oder über cloudbasierte Rechnungsplattformen übermittelt werden.

Strukturierte Daten

Die Daten der E-Rechnung sind maschinenlesbar und liegen in strukturierten Dateiformaten wie XRechnung und ZUGFeRD vor.

Effizienz und Kostenreduktion

Eine automatische Verarbeitung erspart Zeit, reduziert Fehler und senkt die Kosten, da eine manuelle Bearbeitung entfällt.

E-Rechnungen versenden und empfangen

E-Rechnungen empfangen

E-Rechnungen können per E-Mail, über eine API oder einen EDI-Kanal empfangen werden. Nach dem Empfang der strukturierten Daten werden diese überprüft und in das Buchhaltungssystem zur weiteren Verarbeitung importiert.

E-Rechnungen empfangen

E-Rechnungen versenden

Nachdem alle relevanten Rechnungsinhalte in Ihrem Buchhaltungssystem erfasst wurden, werden diese in ein strukturiertes Format konvertiert oder über eine Schnittstelle abgerufen. Im Anschluss werden die Daten per E-Mail, über eine API oder einen EDI-Kanal an den Empfänger übertragen.

E-Rechnungen versenden

E-Rechnungsformate

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format und enthält eine PDF-Datei und eine XML-Datei.

PDF-Datei zur Darstellung für den Menschen

Die PDF-Datei enthält eine für Menschen lesbare Rechnung und kann auf jedem Gerät geöffnet werden. In der PDF-Datei sind alle relevanten Rechnungsdaten enthalten.

XML-Datei zur automatischen Verarbeitung

In der XML-Datei sind alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert enthalten, so dass diese automatisch von weiterführenden Systemen ausgelesen und verarbeitet werden können.

Das XRechnung-Format wurde in Deutschland für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt.

Strukturierte XML-Datei

Die XML-Datei enthält standardisierte Datenfelder für alle relevanten Rechnungsdetails, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Betrag, Steuern und Zahlungsinformationen.

Pflichtfelder und optionale Felder

Neben den Pflichtfeldern, die für jede Rechnung ausgefüllt werden müssen, enthält das XML Format optionale Felder, die je nach Art der Rechnung und den spezifischen Anforderungen des Auftraggebers genutzt werden können.

Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Der Empfang und Versand von E-Rechnungen kann direkt in das ERP-/Buchhaltungssystem integriert oder per API-Schnittstelle, EDI-Kanäle oder E-Mail durchgeführt werden.

Die Kosten für die Umstellung auf E-Rechnungen sind abhängig von der vorhandenen IT-Infrastruktur und den nötigen Systemanpassungen und Programmierungen.

Sie sollten in der Dokumentation des Systems einen Hinweis finden, ob ihr Buchhaltungssystem mit E-Rechnungen kompatibel ist. Gern prüfen wir für Sie die Umsetzbarkeit.

Der Übergang erfordert eine gute Planung und schrittweise Umsetzung, um bestehende Prozesse anzupassen und eine effiziente, digitale Rechnungsabwicklung sicherzustellen.

Im Optimalfall hat die Integration von E-Rechnungen keine bzw. nur wenige Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, da der Empfang und der Versand von E-Rechnungen automatisch ablaufen.

E-Rechnungen müssen wie Papierrechnungen gemäß den gesetzlichen Vorschriften mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren sicher archiviert werden.

Übermittlungswege für E-Rechnungen

Je nach IT-Systemumfeld gibt es unterschiedliche Möglichkeiten E-Rechnungen zu empfangen.

Erfolgreiche Projekte im Bereich E-Rechnungsempfang

Wir haben bereits zahlreiche Projekte im Bereich E-Rechnungsempfang umgesetzt. Hier finden Sie einen kleinen Auszug.

ERP Software

Integration in das bestehende
ERP-System

Direkter Versand der E-Rechnungen aus dem ERP-System. Empfang der Rechnungen per API, automatische Zuweisung der Lieferanten und vieles mehr.

DMS

Integration in das Dokumentenmanagementsystem

Umfassendes Integration in das betriebsinterne DMS inkl. Konvertierung, Validierung, Workflow Automatisierung und Archivierung.

Buchungssystem

Automatische Projektermittlung und Kostenverbuchung

Automatische Ermittlung der zugehörigen Projekte und interne Verbuchung der Projektkosten auf Kostenstellen.

Sie planen die Umstellung auf E-Rechnungen?

Gern beraten wir Sie zu den Umsetzungsmöglichkeiten und steigen mit Ihnen zusammen tiefer in das Thema ein.

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