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E-Rechnungen empfangen

Mehr als 15 Jahre Erfahrung - 100% Made in Germany

Die Notwendigkeit zum Empfang von E-Rechnungen stellt Unternehmen jeder Größe vor die Herausforderung, bestehende Prozesse zu überdenken und technische Lösungen für den elektronischen Rechnungsempfang umzusetzen.

Wir unterstützen Sie bei der Integration eines E-Rechnungsempfangs in Ihre Systemlandschaft.

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Datenbank Beispiel

Wir unterstützen Sie beim E-Rechnungsempfang.

Wir prüfen mit Ihnen gemeinsam die Anforderungen an den E-Rechnungsempfang und begleiten Sie bei der Integration effizienter und gesetzeskonformer Lösungen.

  • Individuelle Integration
  • Prozessanalyse & Konzeption
  • Workflows & Automatisierung
  • Projektbegleitung & Support
  • Schulung & Change Management
  • Systemintegration & Schnittstellen

So unterstützen wir Sie beim Empfang von E-Rechnungen

Bedarfsanalyse und Beratung

Eine gründliche Bedarfsanalyse und Beratung sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung von E-Rechnungen. Gemeinsam finden wir für Sie die optimale Integrationslösung.

E-Rechnungen - Beratung zur Umsetzung

Integration und Implementierung

Wir unterstützen Sie dabei, E-Rechnungen nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft zu integrieren, sodass alle Rechnungsdaten automatisch erfasst, geprüft und in Ihr Buchhaltungssystem überführt werden.

Automatisierung und Optimierung

Automatisierte Prozesse erfassen und validieren alle Rechnungsdaten direkt bei Eingang, minimieren manuelle Eingaben und integrieren sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme.

Datenmanagement und Archivierung

Automatisierte Ablagesysteme reduzieren den manuellen Aufwand und gewährleisten die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung.

Müssen Sie E-Rechnungen empfangen können? Was sind die Vorteile dabei?

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle B2B-Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und versenden zu können.

Durch den Empfang von E-Rechnungen können Fehler reduziert, Kosten gesenkt und gesetzliche Vorgaben wie die GoBD in Deutschland leichter erfüllt werden. Mit Hilfe einer automatischen Verarbeitung sparen Sie Zeit und Kapazitäten und sorgen für eine hohe Skalierbarkeit für umfangreiche Rechnungsvolumen.

Monitor, Smartphone, Tablet

Elektronische Übermittlung

E-Rechnungen können per E-Mail, EDI, API oder über cloudbasierte Rechnungsplattformen übermittelt werden.

Automatische Verarbeitung

Die strukturierten Daten ermöglichen eine automatische Prüfung und Buchung, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Strukturierte Daten

Die Daten der E-Rechnung sind maschinenlesbar und liegen in strukturierten Dateiformaten wie XRechnung und ZUGFeRD vor.

Effizienz und Kostenreduktion

Eine automatische Verarbeitung erspart Zeit, reduziert Fehler und senkt die Kosten, da eine manuelle Bearbeitung entfällt.

Methoden zum Empfang von E-Rechnungen

Der Empfang von E-Rechnungen per E-Mail ist für viele Unternehmen der einfachste Einstieg. Diese Methode eignet sich besonders für kleinere Unternehmen, die keine umfangreiche technische Infrastruktur für E-Rechnungen benötigen.

Vorteile

Der Empfang von E-Rechnungen per E-Mail ist einfach zu implementieren und sorgt für eine schnelle Übertragung. E-Mails können von nahezu allen Unternehmen bereits empfangen werden.

Nachteile

Meistens ist eine manuelle Bearbeitung nötig und es steigt die Fehleranfälligkeit bei einem hohen Rechnungsvolumen.

EDI ist eine etablierte Methode für den Austausch von Geschäfts- und Rechnungsdaten in strukturierten Formaten. Vor allem große Unternehmen und Konzerne nutzen EDI für den Empfang von E-Rechnungen, da es eine nahtlose Integration in ERP-Systeme ermöglicht.

Vorteile

Der Empfang von E-Rechnungen über EDI bietet hohe Automatisierungsmöglichkeiten und sorgt für einen fehlerfreien Empfang von E-Rechnungen.

Nachteile

Für die Einrichtung eines EDI-Kanals werden bestimmte IT-Infrastrukturen benötigt, dessen Einrichtung oft mit etwas höheren Kosten verbunden sind.

E-Rechnungen können über API Schnittstellen empfangen und direkt in das führende Buchhaltungssystem zur Weiterverarbeitung übertragen werden.

Vorteile

E-Rechnungen werden automatisch verarbeitet, validiert und an das Zielsystem übertragen.

Nachteile

Oftmals müssen API Schnittstellen individuell entwickelt werden.

Peppol ist ein europäisches Netzwerk, das speziell für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden entwickelt wurde. Das Peppol-Netzwerk ermöglicht eine sichere und standardisierte Übertragung von E-Rechnungen.

Vorteile

Der Austausch von Rechnungsinformationen über Peppol ist standardisiert und ideal für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern.

Nachteile

Der Zugang zu Peppol erfolgt über zertifizierte Access Points und es wird eine Anpassung an das Peppol Format benötigt.

Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Die Höhe der Kosten hängt stark von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, der gewählten Methode und des gewünschten Automatisierungsgrades ab.

In Deutschland und der EU gibt es klare Vorgaben für E-Rechnungen. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle B2B-Unternehmen verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können.

Für den Empfang von E-Rechnungen muss eine Empfangsmethode implementiert werden. Wenn Sie eine automatische Verarbeitung der Rechnungen wünschen, benötigen Sie ein kompatibles Buchhaltungssystem oder eine Anbindung per Schnittstelle.

Zugelassene Datenformate sind ZUGFeRD und XRechnung. Für den direkten Austausch der Daten zwischen zwei Softwaresystemen können direkte Schnittstellen genutzt werden.

Die Integrationsmöglichkeiten sind abhängig von den bestehenden Systemen und erfordern eine Bestandsaufnahme und Kompatibilitätsprüfung.

Je nach Dokumentenmanagementsystem gibt es unterschiedliche Möglichkeiten die Rechnungen direkt an das führende System zu übertragen.

Empfangswege für E-Rechnungen

Je nach IT-Systemumfeld gibt es unterschiedliche Möglichkeiten E-Rechnungen zu empfangen.

Erfolgreiche Projekte im Bereich E-Rechnungsempfang

Wir haben bereits zahlreiche Projekte im Bereich E-Rechnungsempfang umgesetzt. Hier finden Sie einen kleinen Auszug.

Buchhaltungssystem

Integration in das Buchhaltungssystem

Konvertierung der empfangenen E-Rechnungen und automatische Übertragung an das bestehende Buchhaltungssytem per API Schnittstelle.

DMS

Integration in das DMS

Die empfangenen E-Rechnungen werden automatisch validiert und über Workflows im Dokumentenmanagementsystem archiviert.

Zuweisung

Automatische Zuweisung und Freigabe

Die Rechnungen werden offenen Bestellungen zugewiesen und bei bereits empfangener Ware automatisch freigegeben.

Sie planen die Umsetzung eines E-Rechnungsempfangs?

Gern beraten wir Sie zu den Umsetzungsmöglichkeiten und steigen mit Ihnen zusammen tiefer in das Thema ein.

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